การจัดการความรู้คืออะไร (นิยามเพื่อปฏิบัติการ)

การ จัดการความรู้ คือ กระบวนการที่เป็นเครื่องมือ หรือวิธีการเพิ่มมูลค่าหรือคุณค่าของกิจการขององค์กร กลุ่ม บุคคล หรือเครือข่ายของกลุ่มบุคคลหรือองค์กร

การจัดการความรู้ไม่ได้มีความหมายเพียงแค่การนำ "ความรู้" มา "จัดการ" แต่มีความหมายจำเพาะและลึกซึ้งกว่านั้นมาก

การจัดการความรู้ประกอบด้วย กิจกรรมและกระบวนการ ต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย

1. การ ขุดค้นและรวบรวมความรู้ คัดเลือกเอาไว้เฉพาะความรู้ที่จำเป็นสำหรับการใช้ประโยชน์ ทั้งจากภายในองค์กรและจากภายนอกองค์กร นำมาตรวจสอบความน่าเชื่อถือและความเหมาะสมกับบริบทของสังคมและขององค์กร ถ้าไม่เหมาะสมก็ดำเนินการปรับปรุง
2. การ จัดหมวดหมู่ความรู้ให้เหมาะสมต่อการใช้งาน การจัดเก็บความรู้เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย การสื่อสารเพื่อถ่ายทอดความรู้ การจัดกิจกรรมและกระบวนการเพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนแรียนรู้
3. การวิเคราะห์ สังเคราะห์ เพื่อยกระดับความรู้
4. การสร้างความรู้ใหม่
5. ความรู้ในการประยุกต์ใช้
6. การเรียนรู้จากการใช้ความรู้

การ จัดการความรู้เริ่มที่ปณิธานความมุ่งมั่น (purpose) อันยิ่งใหญ่ร่วมกันของสมาชิกขององค์กร กลุ่มบุคคล หรือเครือข่าย ที่จะร่วมกันใช้ความเพียร ดำเนินการจัดการความรู้ด้วยวิธีการและยุทธศาสตร์อันหลากหลาย เพื่อใช้ความรู้เป็นพลังหลักในการบรรลุเป้าหมายตามความมุ่งมั่น เพื่อประโยชน์ขององค์กร กลุ่มบุคคล เครือข่าย และยังประโยชน์อันไพศาลให้แก่สังคมในวงกว้างด้วย

การ จัดการความรู้มีความหมายกว้างกว่าการจัดการสารสนเทศ กว้างกว่าการจัดการข้อมูล และกว้างกว่าการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ใน การจัดการความรู้จะต้องมีการจัดการครบทั้ง 3 องค์ประกอบของความรู้ คือ ความรู้ฝังลืกในคน ความรู้แฝงในองค์กร และความรู้เปิดเผย รวมทั้งจะต้องมีเป้าหมายเพื่อการพัฒนากิจกรรมหลัก (core activities) ขององค์กร กลุ่ม บุคคล หรือเครือข่าย

การ จัดการความรู้จะต้องดำเนินการในลักษณะที่บูรณาการอยู่ในกิจกรรมหรืองานประจำ ไม่ถือเป็นกิจกรรมที่แยกจากงานประจำ ต้องดำเนินการโดยไม่ทำให้สมาชิกขององค์กรรู้สึกว่ามีภาระเพิ่มขึ้น

การ จัดการความรู้ เน้นการดำเนินการเกี่ยวกับคนในองค์กร กลุ่มบุคคล หรือเครือข่าย ผลของการจัดการความรู้ วัดจากผลงาน วัฒนธรรมองค์กร สินทรัพย์ทางปัญญาขององค์กร และความสามารถในการสร้างนวัตกรรมหรือการปรับตัวขององค์กร

การ จัดการความรู้มีทั้งการจัดการความรู้ที่ดีและการจัดการความรู้ที่เลว การจัดการความรู้ที่ดีมีลักษณะ ลงทุนน้อยแต่ได้ผลกระทบมาก การจัดการความรู้ที่เลว เป็นการจัดการความรู้ที่ได้ผลไม่คุ้มค่าการลงทุน

พื้น ฐานที่สำคัญต่อความสามารถในการจัดการความรู้ คือ ความเป็นองค์กรเรียนรู้ (Learning Organization) หรือ องค์กรเคออร์ดิก (Chaordic Organization) และการที่สมาชิกขององค์กรเป็นบุคคลเรียนรุ้ (learning person)

ใน เรื่องการจัดการความรู้ ไม่มีสิ่งใดหรือหลักการใดสำคัญยิ่งกว่าจินตนาการและความคิดริเริ่มสร้าง สรรค์ กลุ่มผู้ดำิเนินการจัดการความรู้จะต้องมั่นใจที่จะใช้จินตนาการและความคิดริ เริ่มสร้างสรรค์เพื่อการจัดการความรู้อย่างเต็มที่ มีความอิสระที่จะคิด มีความมั่นใจที่จะคิด และนำความคิดมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันอย่างสร้างสรรค์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการคิดร่วมกันผ่านการกระทำ เพื่อเป้าหมายที่จะบรรลุความมุ่งมั่นที่กำหนดร่วมกัน

ใน ภาพกว้าง การจัดการความรู้จะต้องเชื่อมโยงกับกิจกรรมเกี่ยวกับความรู้ที่หลากหลาย เช่น การสร้างความรู้ (วิจัย) วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี นวัตกรรม การศึกษา การพัฒนาคน วัฒนธรรมการเรียนรู้จุดอ่อนของการจัดการความรู้ที่พบโดยทั่วไป

จุดอ่อนของการจัดการความรู้ที่พบโดยทั่วไป

1. เป็น การดำิเนินการ (สร้างความรู้, แลกเปลี่ยนความรู้, ประยุกต์ใช้ความรู้) แบบไม่มีระบบ ไม่มีโครงสร้าง จึงทำให้กากรจัดการความรู้มีลักษณะทำแบบมวยวัด ไม่มีหลักเกณฑ์
2. การตัดสินใจมักกระทำโดยไม่ได้ใช้ความรู้ที่ดีทีสุดที่มีอยู่ภายในองค์กร
3. ความ รู้ที่มีอยู่ไม่ได้ถูกใช้ซ้ำ ไม่ได้มีการแลกเปลี่ยน ซึ่งความหมายว่าสมาชิกขององค์กรต้องสร้างความรู้ใหม่ขึ้นใช้เองโดยไม่จำเป็น ทำให้มีการทำงานซ้ำกับงานที่คนอื่นภายในองค์กรเคยทำไว้แล้ว
4. สมาชิกขององค์กรอยู่ภายใต้สภาพที่สารสนเทศ (information) ท่วมท้นจนเกิดความสับสนแทนที่สารสนเทศนั้นจะช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น
5. การปกปิดความรู้ระหว่างสมาชิกขององค์กรเป็นเรื่องปกติ และไม่มีความสนใจในกลุ่มสมาชิกขององค์กรที่จะช่วยกันเพิ่มพูนความรู้

ดัดแปลงจาก Carl Davidson, Philip Voss. Knowledge Management: An introduction to creating competitive advantage from intellectual capital. Auckland, New Zealand : Tandem Press, 2002.

องค์ประกอบของการจัดการความรู้

การ จัดการความรู้เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการแปรข้อมูล (data) เป็นสารสนเทศ (information) แปรสารสนเทศเป็นความรู้ (knowledge) และใช้ความรู้เพื่อปฏิบัติการ (action) โดยที่ไม่หยุดอยู่แค่ระดับความรู้ แต่จะยกระดับไปถึงปัญญา (wisdom) คุณค่า ความดี ความงาม

ใน ระดับของข้อมูล มีการบันทึกข้อมูลจากการทำงาน มีการค้นหาหรือขุดค้น (mining) รวบรวมข้อมูล นำมาตรวจสอบ กรองเอาไว้เฉพาะข้อมูลที่น่าเชื่อถือและสำคัญต่องานขององค์กร นำมาจัดหมวดหมู่เพื่อให้ประมวลเป็นข้อมูลได้ง่าย จัดเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ ให้ค้นหาได้ง่าย นำไปสู่การจัดบริการข้อมูล มีกิจกรรมเพื่อถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนข้อมูล

กระบวน การแปรหรือประมวลข้อมูลไปเป็นสารสนเทศ ประกอบด้วย การกรองเอาไว้เฉพาะข้อมูลที่แม่นยำและเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น นำมาตีความหรือจัดรูปแบบ (pattern) ภายใต้กรอบ บริบท (context) ของเรื่องนั้นๆ

ในระดับสารสนเทศ มีการเลือกหมวดหมู่ จัดหีบห่อ (ให้เหมาะและยวนใจผู้ใช้) จัดเก็บ ให้บริการ ถ่ายทอด แลกเปลี่ยน และนำไปใช้ประโยชน์

กระบวน การแปรสารสนเทศไปเป็นความรู้ เป็นกระบวนการภายในคน และกระบวนการระหว่างคน โดยนำสารสนเทศมาตีความ เปรียบเทียบ ตามบริบทขององค์กร เป้าหมายขององค์กร และสิ่งแวดล้อมขององค์กร ได้เป็นความรู้โดยที่ความรู้นั้นอาจมีพลังในระดับของการทำนาย

ใน ระดับความรู้ มีการส่งเสริมหรือสร้างเงื่อนไข ให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ (knowledge sharing) ภายในองค์กร ไม่มีการปิดบังความรู้ มีการยกระดับความรู้ให้ลึกซึ้งหรือเชื่อมโยงยิ่งขึ้น อาจยกระดับถึงความเข้าใจในกระบวนทัศน์ใหม่ มีการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ ประกอบการกำหนดนโยบาย, ประกอบการตัดสินใจเลือกแนวทางใดแนวทางหนึ่งในหลายทางเลือก, หรือใช้ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จสมความมุ่งหมาย แล้วเกิดการเรียนรู้ร่วมกันจากการกระทำนั้น (เกิดปัญญา) และภาคีผู้มีส่วนร่วมในการจัดการความรู้ได้รับผลจากความสำเร็จและเกิดปีติ สุข

เมื่อ มีการประยุกต์ใช้ความรู้เพื่อกิจการใดกิจการหนึ่ง ก็มีการสังเกตและเก็บข้อมูลจากกิจกรรมนั้น นำไปแปรเป็นสารสนเทศและความรู้ สำหรับนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดผลงานที่ดียิ่งขึ้น เป็นวัฏจักรหมุนเวียนไม่รู้จบ เป็นวัฏจักรแห่งการเรียนรู้ การจัดการความรู้เพื่อพัฒนาการและปัญญา

การจัดการความรู้คือเครื่องมือพัฒนางานของบุคคล องค์กร เครือข่าย และพัฒนาสังคมในภาพรวมในยุคสังคม-เศรษฐกิจบนฐานความรู้

การ จัดการความรู้มีอยู่แล้วตามธรรมชาติในทุกคน ทุกองค์กร ทุกเครือข่าย และทุกสังคม แต่เป็นการจัดการความรู้ที่ทำโดยไม่มีระบบแบบแผน ขาดพลัง