สบ จ. หมายถึงอะไร ก็สำนักบริหารการจัดสรรกองทุน สำนักน้องใหม่ของ สปสช. มีหน้าที่อะไรบ้าง? เรื่องมันยาว เอาเป็นว่าเราเป็นสำนักใหม่ที่มีการนำคนเก่ามาร่วมกันทำงาน  คร่าวๆ ก็เหมาจ่ายรายหัว, OP/PP Individual และ e-Claim คนก็มาจาทั้งสำนัก IT กับ สำนักบริหารกองทุน  พอ รู้จักกันบ้างแล้ว ทีนี้มาเข้าเรื่อง KM กันซะที เรื่องของเรื่องก็คือคนมาต่างที่ต่างถิ่นมาทำงานร่วมกัน แต่ละคนก็มีความเป็นตัวตนของตัว การทำงานเหมือนมีช่องว่าง ทำยังไงกันดี เหมือนสิ่งศักดิ์สิทธิ์มีจริง ส่ง KM  เข้ามาใน สปสช.  และไม่รู้โชคดีหรือโชคร้ายได้รับมอบหมายให้ไปเป็น Fa (ออกเสียงว่า ฟา) ไปอบรมรอบแรกกับมาก็รู้สึกว่า “ใช่เลย”  มัน น่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด (ในตอนนี้) ที่จะมาช่วยการทำงานของสำนักฯ รวมทั้งส่วนตัว ให้มีประสิทธิภาพได้ ที่สำคัญอยากเห็นนักเห็นหนาก็คือ “ความสุข”  โจทย์ ก็คือ ทำอย่างไรที่จะใช้มัน (KM) โดยที่ทุกคนคิดว่ามันไม่เป็นภาระ ซึ่งจริงๆ ไม่มีอะไรที่ไม่เป็นภาระ ลองเริ่มในกลุ่มงานของตัวเองก่อน เรียกประชุมกันบ่อยๆ ให้ทุกคนร่วมกันแก้ปัญหา พูดคุยเสนอความเห็นกัน  เอ....ก็ดีขึ้นนะ ทุกคนมีส่วนร่วมในงานมากขึ้น บางเรื่องมีอาสาสมัคร ไม่ต้องสั่งการ  บางเรื่องน้องๆ ก็มีแนวคิดดีๆ ในการแก้ปัญหา แต่...ก็ยังไม่ใช่เป้าหมายของเรา เพราะต้องการให้เกิดในสำนักมากกว่า

และ แล้วฟ้าก็ประทานโอกาสมาให้ สำนักฯ พูดคุยกันว่าต้องไปจัดทำเรื่อง ระบบคุณภาพของสำนักฯ พูดถึงเรื่องระบบคุณภาพ หลายคนก็ทำหน้า.................... จริงๆ แล้วโดยส่วนตัวคิดว่าเรื่องก็ไม่ยากและน่าเบื่อเท่าไหร่ เพียงแต่ทุกคนต้องมีส่วนร่วมกับมัน แต่ประสบการณ์ที่ผ่านมา ในสำนักก็จะมีคนทำอยู่ประจำ คนทำก็เบื่อ คนอื่นก็ไม่รู้เรื่อง เร่งทำตอนโดนตรวจ ตรวจเสร็จก็เหมือนเดิม ดังนั้น ทำอย่างไรให้ทุกคนมีส่วนร่วม ช่วยกันทำ ความเข้าใจเกิดทุกคน ไม่ต้องรอให้โดนตรวจ ทำให้เหมือนงานประจำ (อันนี้ อ.สมนึก บอก) แต่จะทำยังไง............... KM  ใช่ แล้ว คนจะทำงานร่วมกันได้ ก็ต้องมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันก่อน เพราะถ้าไม่มีสิ่งนี้เรื่องอื่นก็ไม่ต้องพูดถึง ซึ่งกระบวนการ KM ได้ไปอบรมมาได้สอดแทรกเรื่องนี้เสมอมา เอาละคิดแล้วก็ต้องหาวิธีเอากระบวนการ KM
มา ทำเรื่อง เรื่อง ระบบคุณภาพของสำนักฯ แล้วทำยังไงต่อ จากนี้ไปผมจะค่อยๆ เล่าเรื่องขั้นตอนต่างๆ ที่ได้นำ KM มาใช้ อาจถูกบ้างผิดบ้างก็ช่วยแนะนำกันด้วยนะครับ

ก่อน อื่นขั้นเตรียมการ เริ่มจากไปขอตารางเวลาการไปทำระบบคุณภาพของสำนักฯ ซึ่งไปกันจัดนอกสถานที่ มานั่งดูว่าจะแทรกกระบวนการต่างๆ ของ KM ยังไงดี ตรงนี้ต้องบอกก่อนว่าผมไม่ได้บอกเจ้าหน้าที่ในสำนักนะครับว่าจะมีกิจกรรม KM อะไรบ้าง ก็มีบอกบางท่านว่าจะมีกิจกรรม KM แทรกบ้าง  แต่จะไม่ไปรบกวนตารางการประชุมหรือตารางการทำงานเดิม   เพราะไม่อยากให้เกิดการต่อต้านในใจ “เรื่องเดิมก็เยอะแล้ว ยังหาเรื่องใหม่มาอีก”  แต่ จะทำอย่างนี้ได้ต้องมั่นใจนะครับว่าไม่ไปรบกวนการบรรยายหรือเวลาของ วิทยากร ที่มาบรรยายในการประชุมนั้น แต่สำหรับผมถือว่าโชคดีที่วิทยากรเป็น “พี่ซิม”  สำนัก HR ซึ่งก็เป็น Fa ด้วยกัน เราจึงมาคุยกันก่อนและแบ่งเวลากันได้ ที่สำคัญได้ร่วมกันวางแผนกิจกรรมต่างๆ ด้วย

สำหรับ การกำหนดกิจกรรมที่แทรกอยู่ในการประชุม เราก็ได้ใข้เทคนิคที่อาจารย์ได้อบรมมา โดยต้องคำนวณเวลากันทุกขั้นตอน เช่น ไปถึงที่โรงแรมตอนกี่โมง จะเข้าห้องประชุมกันกี่โมง ถ้ามีกิจกรรมให้พูด จะให้พูดคนละกี่นาที เวลาในแต่ละกิจกรรมใช้เวลากี่นาที ถ้ากิจกรรมที่ต้องใช้อุปกรณ์ต้องเตรียมอะไรบ้าง การเรียงลำดับกิจกรรมเพื่อให้เกิดความสอดคล้องกันตามวัตถุประสงค์ตั้งแต่ วัน แรกถึงวันสุดท้าย  ตรง นี้มีประโยชน์มาก เพราะทำให้เราสามารถควบคุมเวลาได้ และมองเห็นภาพกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นได้ จากเดิมที่เราเคยจัดประชุมแล้วแทรกกิจกรรมไปเรื่อยๆ ไม่ระบบ สรุปว่าขั้นตอนที่ 1 คือการเตรียมการก็ลุล่วงไปได้โดยดี ทั้งผมและพี่ซิมก็พร้อมแล้วที่จะดำเนินกระบวนการ KM (เริ่มร้อนวิชา) แต่.............สิ่งที่เราคิดมักไม่เป็นไปตามนั้นเสมอ (อันนี้แทบจะเป็นกฎได้) ติดตามกันต่อไปถึงปัญหาและอุปสรรคที่เราต้องเจอครับ